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浅谈公证机构如何履行告知义务
  来源:转载  作者:不详  发布时间:2009-9-17 0:46:56  

 

     内容提要:《中华人民共和国公证法》(以下简称《公证法》)于2006年3月1日起实施,根据《公证法》中第四章第二十七条第二款的规定将公证机构的告知义务法定化,这是《公证法》的一大特色,也是公证机构多年公证实践的经验总结,这是一条非常重要的条款。本文作者结合工作实际,探讨如何在实际工作中贯彻落实这一条款,以此来减少公证员执业风险,提升公证业的公信力。
    关键词:告知   告知义务  公证机构的告知义务
   《中华人民共和国公证法》(以下简称《公证法》)于2006年3月1日起实施,它是新中国的第一部公证法典,它的颁布实施,完善了中国特色的社会主义法律体系,健全了预防法律制度,丰富了民主法治的内涵,必将进一步推动我国民主法制建设、推进依法治国。它的颁布实施对规范公证活动,保障公证机构和公证员依法履行职责,预防纠纷,保障自然人、法人或其他组织的合法权益,将产生极其重要的作用。它的颁布实施,使公证工作有了基本的遵循,要求公证机构和公证员一定要树立依法办事的理念,无论是公证管理工作,还是公证执业活动,都要严格依法进行,努力实践法律的要求,自觉维护法律的权威。笔者通过对《公证法》的学习,结合自己的工作实践,对感受较深之处谈谈自己的看法。《公证法》中第四章第二十七条第二款规定:公证机构受理公证事项后,应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果,并将告知内容及记录存档。笔者认为这是一条告知条款,将公证机构的告知义务列一专款是《公证法》的一大特色,也是公证机构多年公证实践的经验总结,这是一条非常重要的条款。如何将这一条款落实到实际工作中是每一个公证机构和每一名公证员应该认真思考的问题,下面谈谈笔者的看法。
     一、充分认识将公证机构告知义务法定化的重大意义
    告知就是告诉别人知道。告知义务就是有告诉别人知道某些事情的义务。公证机构的告知义务就是公证员在具体公证事项中有义务将当事人申请办理公证事项的法律意义和可能产生的法律后果告诉当事人。因为,公证制度作为一种法律证明制度,主要的社会功能就是预防纠纷,促进民商事活动顺利进行,促进经济社会和谐发展。《公证法》明确规定了16大类别公证业务,同时规定了法定公证原则,涉及面很广,既有与公民个人生活相关的婚姻、继承、遗嘱等,也有与国家经济活动相关的招投标、拍卖、合同等,与社会管理秩序相关的登记、提存、收养等,公证活动几乎涉及到国家经济社会生活的各个方面。公证机构的证明职能是贯彻落实国家法律法规的体现,公证员是专职法律服务人员,所以,将公证机构告知义务法定化的重大意义主要体现在以下几方面:
     1、规范了公证员的办证行为。公证员是在公证机构执业的法律工作者,必须严格按照宪法、法律的规定,依照真实合法的原则和法定的程序办理公证事项,履行公证员的职责。同时公证员应当以事实为依据,以法律为准绳,独立、公正地行使职责。公证的合法性不但要求在实体上合法,还要在程序上合法。程序的合法是公证事项合法的关键,但同时又是容易忽略的方面,将《公证程序规则》中的告知义务上升到《公证法》的条款,说明告知是一项重要的工作纪律及工作程序,每个公证处及公证员都必须认真执行。因此,将告知义务法定化进一步规范了公证员的办证行为。
   2、减少了公证员的执业风险。在我们目前所涉及的公证事项中,法律行为和有法律意义的事实或文书占有相当比例。随着经济的发展和社会的进步,公证机构面对的新事物、新问题会越来越多,特别是许多不法分子的行骗手段越来越高明,这就需要公证员不仅要在工作中熟知法律、擦亮眼睛,更要学会运用法律规定的手段减少执业风险。只有公证员告知了当事人其行为可能产生的法律后果之后,当事人所作的行为,才能真实的反映当事人的意思,这样的行为才是有效的。法律行为必须是一种合法行为,意思表示真实是法律行为的基本特征。这样的法律行为公证才经得起时间的检验。否则,就有可能以合法形式掩盖不合法的行为。如果较好地履行告知义务公证员就可以很好地保护自己,切实履行肩负的法律职责。
    3、提高了办证效率。目前我国公证业尚处于发展和提高阶段,切实抓好服务、信誉、形象这三个环节,显得尤为重要和紧迫。树立服务至上的理念,通过为社会提供优质高效的服务,让人们了解和认识公证制度的功能与价值,在服务中宣传自己、发展自己、壮大自己。把信誉视为公证的生命,以“诚信为民”取信于社会,为自己创造生存与发展的空间。在我国,公证行业既是一个充满生机与活力的行业,但同时也是一个尚处于发展阶段的稚嫩行业,因此,它的信誉只能提升,不能毁损,可以说信誉关乎行业的前途命运。把提供公证服务的过程作为树立公证形象的过程,使每一次公证咨询、每一项公证活动、每一份公证文书都成为公证形象的载体,要通过一点一滴的努力,提高公证的公信力,在社会上树立公证行业良好的形象,努力把公证队伍的整体素质提高到一个新的水平。公证工作关系到当事人的切身利益,稍有疏忽,就会给申请人或利害关系人带来麻烦,因此,公证机构强化公证质量意识,在公证工作中认真履行告知义务,使公证真正起到预防纠纷,减少诉讼的作用。正因如此,公证员如果能履行好办证中每一个环节的告知义务,就能够提高办证效率,提高公证业的公信力。
     二、公证机构履行告知义务的法律依据
     公证机构履行告知义务通常有两种情况。一种是法律法规和办证规则规定必须履行的告知义务。除《公证法》中第四章第二十七条第二款外,还有其它法律法规,例如:《提存公证细则》第十八条规定:提存人应将提存事实及时通知提存受领人。第十八条第二款规定:以清偿为目的的提存或提存人通知有困难的,公证处应自提存之日起七日内,以书面形式通知提存受领人,告知其领取提存物的时间、期限、地点、方法。第十八条第三款规定:提存受领人不清或下落不明、地址不详无法送达通知的,公证处应自提存之日起六十日内,以公告方式通知。公告应刊登在国家或债权人在国内住所地的法制报刊上,公告应在一个月内在同一报刊刊登三次。《公证程序规则》第四十七条规定:对不真实、不合法的行为、事实和文书,公证处应拒绝公证。拒绝公证的,承办公证员应写出书面报告,报公证处主任或副主任批准。拒绝公证的决定应当书面通知当事人,并告知对拒绝公证不服的申诉程序。另一种情况是公证员作为一名法律专业人员在当事人申办某项公证事项时,应该清楚地知道在办理该公证事项时有可能发生的法律后果以及所产生的法律意义并及时提示当事人知晓上述内容,以避免给当事人造成不必要的损失和不良后果。例如:办理遗嘱公证时,应告知立遗嘱人遗嘱生效的时间、立遗嘱人有变更和撤销遗嘱的权利:办理认证国家的公证时,应告知当事人要持公证书去认证机构办理认证手续。
    三、履行告知义务的环节和方式
    1、咨询环节。在当事人第一次到公证机构就他(她)要申办的公证事项进行咨询的时候,公证员应该针对其申请的公证事项告知他(她)应该准备哪些材料,这时的告知方式可以是口头的也可以是书面的,例如:公证机构可以将常规的公证事项所需要准备的材料内容打印到宣传单上提供给当事人,也可以利用科技手段将公证业务相关的内容在网上公布或利用电子触摸屏予以显示,还可以在公证机构的揭示板上向当事人告知有关规定。
    2、受理与审查环节。这一阶段是当事人提交材料,正式提出公证申请的阶段,公证机构可以在公证申请表上明确注明,申请人应当提供真实、合法、充分的证明材料,否则要承担相应的法律责任,使当事人明确他(她)应该履行的法律义务,进一步确保该公证事项的真实性。审查当事人提供的材料后,要对当事人制作谈话笔录,这个环节是公证员履行告知义务的重要环节,公证员应将告知的内容记录在笔录中,存入档案,以便日后进行查询。做到这一点非常重要,因为,这是公证员免责的必要条件,笔录是公证员证明自己履行了告知义务的一个最有力的证据之一,公证员认真做好笔录,履行告知义务是在给自己上保险,是给自己作证据保全。例如:办理房产抵押合同公证,公证员就要告知该抵押事项必须在办理抵押登记后方可生效;办理遗嘱公证时,要告知立遗嘱人变更或撤销遗嘱时必须要到公证机构办理,否则可能导致所变更的遗嘱无效;办理出生、学历、结婚、经历公证时,应告知当事人有两种公证形式,一种是实体公证形式,另一种是间接公证形式,说明每一种形式的证词内容,将当事人的选择记录在笔录中,防止因出证形式不同给当事人使用公证书带来不便或造成损失,这样,即使当事人向外国大使馆提供的公证书不被认可,也是当事人自己的选择,而不是公证机构或公证员的责任。
   公证员有向当事人告知的法定义务,这也是当事人知情权的体现,不告知就违反了法定程序。公证员违反告知义务,轻则会引起当事人对公证书效力的质疑,重则引起当事人之间、当事人与利害关系人之间、当事人与公证机构之间的纠纷,影响当事人的权益和公证机构的声誉。因此,公证机构履行告知义务不仅是一个专职法律服务机构与专职法律服务人员的义务,也是公证预防纠纷的直接体现,更是公证员维护公证文书的法律效力,避免责任风险的重要举措。《公证法》的颁布实施,为我国公证工作改革与发展创造了有利的条件,同时也对公证工作提出了新的更高的要求。每一名公证员要认真学习《公证法》,充分理解和掌握每一条款规定的内容,做到了这一点,才能发挥公证的职能作用,积极为国家经济的发展和构建和谐社会提供法律服务与法律保障。
参考文献:1、《中华人民共和国公证法》
          2、《提存公证细则》
          3、《公证程序规则》
 
 
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