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公证质量评价标准(试行)2012年1月7日会议通过
  来源:中国公证协会  作者:中国公证协会第六届常务理事会  发布时间:2012-4-23 16:06:35  

 

                        (2012年1月7日中国公证协会第六届常务理事会第七次会议通过)

第一章  总 

第一条为保证公证质量,促进公证质量评价工作的制度化、科学化,根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》和其他司法行政规章及规范性文件的规定,制定本标准。
第二条公证协会和公证机构开展公证质量评价工作应当坚持依法、客观、公正的原则。
第三条公证质量评价包括受理公证申请,审查公证事项,审查、核实证明材料,制作询问笔录,制作、出具公证书等环节。

第二章 受理公证申请

第四条公证案卷中,应当有公证申请表。
公证申请表中应当载明下列内容:   
(一)申请人及其代理人的基本情况;
(二)申请公证的事项及公证书的用途;
(三)申请公证的文书的名称;
(四)提交证明材料的名称、份数及有关证人的姓名、住址、联系方式;
(五)申请的日期;
(六)其他需要说明的情况。
公证申请表上应当有申请人的签名(指印)或者印鉴。   
第五条公证案卷中,应当有申请人申请办理公证时提交的下列材料:
 (一)自然人的身份证明,法人的资格证明及其法定代表人的身份证明,其他组织的资格证明及其负责人的身份证明;
(二)委托他人代为申请的,代理人提交了当事人的授权委托书,法定代理人或者其他代理人提交了有代理权的证明;
(三)申请公证的文书;
(四)申请公证的事项的证明材料,涉及财产关系的,提交了有关财产权利证明;
(五)与申请公证的事项有关的其他材料。
第六条公证案卷中的材料显示,公证机构受理的一般公证事项,符合下列条件:
(一)申请人与申请公证的事项有利害关系;
(二)申请人之间对申请公证的事项无争议;
(三)申请公证的事项符合《公证法》第十一条规定的范围;   
(四)申请公证的事项符合《公证法》第二十五条的规定和该公证机构在其执业区域内可以受理公证业务的范围。
第七条公证案卷中,应当有向申请人发送的受理通知单回执并有申请人或其代理人的签名。
第八条公证案卷中,应当有告知记录。告知方式可以采用告知书或者采用询问笔录以及申请表、受理通知单、发送公证书回执等书面材料中的格式条款。
第九条告知事项应当包括下列内容:
(一)当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果;
(二)当事人在办理公证过程中享有的权利、承担的义务;
(三)办证规则规定的其他应当告知的内容。
第十条书面告知内容应当载明告知的时间、地点,并有当事人或其代理人的签名(指印)或者印鉴。
对阅读有困难的当事人,应当采用口头方式告知并载入书面记录,书面记录中应当有当事人签名(指印)或者印鉴。告知不通晓中文的当事人的,除有当事人签名(指印)或者印鉴外,还应当有翻译人员的签名。
    第十一条公证案卷中,应当有按照规定向当事人收取或者补收公证费的凭证。减收或者免收公证费的,应当符合有关规定。
第十二条办理涉外公证业务的公证机构和公证员应当符合中国公证协会<关于加强和规范涉外公证管理工作的意见》的规定。
省级司法行政机关或者地方公证协会对涉台公证业务资格有规定的,办理涉台公证业务的公证机构和公证员应当符合有关规定。

第三章  审查公证事项

第十三条公证案卷中,应当有当事人的身份(资格)证明及补充证明材料的复印件。复印件上应当盖有审查身份证件确认章或者有当事人的签名(指印)或者印鉴。

第十四条公证案卷中的材料应当能够显示,公证员对当事人的身份和所提交的身份(资格)证明的审查符合下列要求:
(一)自然人提交了居民身份证、临时居民身份证、户口簿(仅限未满十六周岁)、中华人民共和国护照、军官证(武警警官证)、士兵证等有效身份证件;
(二)自然人身份证件注有有效期限的,提交证件的日期在证件有效期限内;
(三)核查自然人居民身份证或者其他有效身份证件的方法,符合中国公证协会《公证机构审查自然人身份的指导意见》的有关规定;
(四)法人或者其他组织提交了营业执照、登记证书、组织机构代码证等资格证明,且资格证明在有效期限内;
(五)法人提交了法定代表人的身份证明,其他组织提交了负责人的身份证明。  第十五条公证案卷中的材料应当能够显示,公证员对境外当事人身份和所提交的身份(资格)证明的审查符合下列要求:
(一)自然人提交了港澳居民来往内地通行证、台湾居民来往大陆通行证或者其他有效旅行证件、外国护照等身份证件;
(二)自然人身份证件注有有效期限的,提交证件的日期在证件有效期限内;
(三)核查自然人所持身份证件的方法,符合中国公证协会《公证机构审查自然人身份的指导意见》的有关规定;
 (四)港、澳、台地区法人或者其他组织提交了资格证明,且资格证明已经经其住所地的公证人(机构)公证,或者经司法部指定的机构、人员证明;
 (五)外国法人或者其他组织提交了资格证明,且资格证明已经经其住所地的公证人(机构)公证并经我驻外使(领)馆认证。
第十六条公证案卷中的材料应当能够显示,公证员对于民事法律行为公证事项的审查符合下列条件:
(一)当事人具有从事该行为的资格和相应的民事行为能力;
(二)当事人明确表示其申请公证的民事法律行为系自愿所为,没有受到胁迫,没有重大误解,没有恶意串通,其对民事法律行为的后果清楚无误;
(三)所公证的民事法律行为的内容合法,不违背社会公德和法律、法规的禁止性规定;
(四)所公证的民事法律行力的形式合法;   
(五)有关办证规则规定的特殊要求。
第十七条公证案卷中的材料应当能够显示,公证员对于有法律意义的事实或者文书公证事项的审查符合下列条件:
(一)当事人明确表示其申请公证的事实或者文书的内容属实,其对申请公证的后果清楚无误;
(二)采用与证明内容和证明方式相适应的核实方式核实后,能够确认当事人申请公证的事实或者文书真实,内容合法、不违背社会公德;
(三)所公证的事实或者文书的形式合法,文书上的签名、印鉴和日期准确、属实;
(四)有关办证规则规定的特殊要求。
    第十八条公证案卷中的材料应当能够显示,公证机构办理现场监督类公证、遗嘱公证、保全证据公证和出具执行证书,符合《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》及有关办证规则的相关规定。

第四章  审查、核实证明材料

第十九条公证案卷中的材料应当能够显示,公证员对当事人提交的证明材料的审查符合下列要求:
(一)审查证明材料是否真实、合法、充分;
(二)证明材料按照办证规则和行业惯例需要核实的,公证员已经进行了核实;
(三)鉴定意见、检验检测结论、翻译材料上有相关专业机构及承办鉴定、检验检测、翻译人员的印鉴和签名;
(四)对于辅助性证明材料,公证员收集了两件以上且证明材料之间能够相互印证;
(五)有关办证规则有特殊规定的,公证员已经按其规定办理。
第二十条公证员采信下列证明材料,按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的,已经进行了核实并在公证案卷中有核实记录:
(一)人民法院的生效判决书、裁定书、调解书;
(二)仲裁委员会的裁决书、调解书;
(三)公证书;
(四)党政机关、事业单位、国有企业人事(组织、政工、劳资)部门出具的证明材料;
(五)户籍等登记机关及档案管理机构出具的证明材料;
(六)有法定资质的专业鉴定机构出具的证明材料;
(七)通过政府部门官方网站查询的证明材料。
第二十一条公证员采信下列证明材料的,公证案卷中应当附有其他辅助性证明材料且证明材料之间能够互相印证:
(一)社区居民委员会(社区工作站)出具的证明材料;
(二)村民委员会及其他村集体经济组织出具的证明材料;
(三)党政机关、事业单位、国有企业以外的法人或者其他组织出具的证明材料;
(四)当事人、公证事项的利害关系人的陈述和有关证人的证言。
第二十二条公证机构核实或者派员外出核实的,核实的方式和程序应当符合《公证程序规则》的规定并在公证案卷中有相关记录。

第五章  制作询问笔录

第二十三条采用询问方式核实公证事项有关情况及证明材料的,公证案卷中应当有询问笔录。
第二十四条询问笔录中应当载明询问日期、地点、询问人、记录入、询问事由,被询问人的基本情况、告知内容、询问谈话内容等。
第二十五条询问笔录中应当有被询问人核对询问笔录的表述及签名(指印)或者印鉴。
询问笔录中的修改之处,应当有被询问人签名(指印)或者印鉴。
第二十六条为阅读有困难的当事人或者不通晓中文的当事人制作的询问笔录,应当符合本标准第十条第二款的规定。

第六章  制作、出具公证书

第二十七条公证案卷中的材料应当能够显示,出具公证书的时间在受理之日起十五个工作日内。   
因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况所需时间超出前款规定的期限的,公证案卷中应当有及时告知当事入的记录。
第二十八条按规定需要审批的公证事项,公证案卷中应当有公证机构的负责人或其指定的公证员的审批意见。
第二十九条公证书应当符合司法部规定的格式。
第三十条公证书应当包括以下主要内容:
(一)公证书编号;
(二)当事人及其代理人的基本情况;
(三)公证事项;
(四)公证证词;
(五)承办公证员的签名(签名章)、公证机构印章;
(六)出具日期。
第三十一条公证书应当使用全国通用的文字。在民族自治地方,根据当事人的要求,可以制作当地通用的民族文字文本。
 第三十二条制作涉外及涉港、澳、台公证书,应当按照规定使用公证专用纸。
第七章  公证质量评价等级
 第三十三条公证质量评价等级分为合格、基本合格和不合格。
第三十四条公证案卷材料全部符合下列标准的,公证质量评价为合格:
(一)公证案卷中有公证申请表,表中填写内容规范,表上有申请人的签名(指印)或者印鉴;
(二)公证申请符合受理条件;
(三)公证事项由可以办理相应公证业务的公证员承办;
(四)履行告知义务的内容、方式、时间和记录规范、明确;
(五)公证费的收取符合规定;
(六)当事人的身份真实,具有从事该行为的资格和相应的民事行为能力;
(七)委托他人代为申请的,代理人提交了当事人的授权委托书,法定代理人或者其他代理人提交了有代理权的证明;
(八)公证案卷中有当事人的身份(资格)证明及补充证明材料的复印件,复印件清晰可辨。复印件上盖有审查身份证件确认章或者有当事人或其代理人的签名(指印)或者印鉴;
(九)证明的民事法律行为、有法律意义的事实或者文书真实、合法,证明材料充分,公证书适用法律正确;
(十)证明材料需要核实的,核实的方式和程序符合《公证程序规则》及有关办证规则的规定;
(十一)有鉴定意见、检验检测结论、翻译材料的,材料上有相关专业机构及承办鉴定、检验检测、翻译人员的印鉴和签名;
(十二)询问笔录、现场勘验笔录、工作记录中的记录内容详尽、准确、有针对性,笔录(记录)时间、地点、签名等事项齐全,修改之处加盖了印章戏者有当事人的签名(指印)或者印鉴;
(十三)证明材料原件不宜入卷的,其复印件经公证员核对签名或者盖章,并注明与原件相符;
(十四)摘抄、复印(复制)的有关资料清晰、完整,并有公证员或者相关人员的核对意见和签名;
(十五)需要审批、不需要审批的程序规范,手续齐全;
(十六)公证书按照司法部规定的格式制作。
第三十五条公证案卷材料有下列情形之一的,公证质量评价为基本合格:
(一)公证案卷中有公证申请表,但公证申请表填写不规范或者不全;
(二)公证事项不属于公证执业区域内的证明业务或者相关法律事务;
(三)公证事项由没有相应公证业务资格的公证员承办;
(四)履行告知义务的内容、方式、时间和记录不规范;
(五)公证费的收取不规范;
(六)当事人及代理人的主体资格以及相关权利证明基本齐全,但有欠缺或者瑕疵;
(七)当事人的身份(资格)证明及补充证明材料的复印件不清晰。复印件上没有审查身份证件确认章或者没有当事人或其代理人的签名(指印)或者印鉴;
(八)证明材料以及出证所依据的相关材料基本齐全,但有欠缺或者瑕疵;
(九)证明材料不充分,但尚不影响公证书的真实性、合法性;
(十)公证书引用法律、法规和规章不准确,但尚不影响公证书的使用;
(十一)核实有关情况以及相关证明材料的方式不规范,但尚不影响核实结论;
(十二)询问笔录、现场勘验笔录和工作记录中的内容过于简单、针对性不强,或者询问笔录修改之处未有被询问人的签名(指印)或者印鉴;
(十三)按照有关规定应当照相、录像、录音的,没有照相、录像、录音;
(十四)公证书出具日期、现场宣读公证证词日期、审批日期、免批签发日期不符合规定,但尚不影响公证书的使用;
(十五)公证机构的负责人或者被指定负责审批的公证员审批自己承办的公证事项;
(十六)公证书格式不规范,制作不规范,公证证词的文字表述(包括译文)不够严谨,或者有个别错字、繁体字和不规范的简化字,或者有个别多字、漏字,但尚不影响公证书的使用。
第三十六条公证案卷材料有下列情形之一的,公证质量评价为不合格:
(一)没有公证申请表;
(二)应当由当事人亲自办理的公证事项,不是其亲自申办的;
(三)没有告知记录;
(四)没有当事人的身份(资格)证明材料复印件;
(五)应当制作询问笔录的,没有询问笔录;
(六)规定公证事项需要审批的,未经审批;
(七)公证书文字表述存在法律上或者逻辑上的明显错误,或者公证书由于错、别字较多,挖补、涂改严重,直接影响到公证书使用;
(八)其他违反法律、法规规定的情形。

第八章  附 

第三十七条地方公证协会可以根据本标准制定公证质量评价标准实施办法。
第三十八条本标准不作为认定错误公证书和公证赔偿责任的依据。
第三十九条本标准所称的公证案卷包括经主管部门认可的纸质或者电子文书。
第四十条本标准由中国公证协会常务理事会负责解释。
第四十一条本标准自发布之日起施行。

 
 
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