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尽职•履责•免责
  来源:中国公证杂志  作者:赵子峰 樊卓  发布时间:2012-7-10 10:28:51  

 

——学习《2011年版定式公证书格式》有感
 
    为进一步完善公证文书制度,司法部根据《公证法》及《公证程序规则》的规定,对现行定式公证书格式进行了全面清理和修订,形成新的定式公证书格式,并于2011年10月1日起在全国推行。黑龙江省公证协于2011年10月22日召开了电视电话会议,由哈尔滨市北方公证处副主任吴逶进行讲解。通过学习和一段时间的实践,笔者感触颇深,2011版定式公证书格式,对格式类别、内容要素、形式结构进行了全面修改,对提高公证质量、增强公证公信力,具有重要作用和深远影响。同时,对我们公证员也提出了更高的要求。
     新的定式公证书将同类别的格式进行了归类、合并;增加了申请人的基本情况、公证事项的要素;结构上增加了注,内容更加充实,结构更加科学,形式更加灵活,对于增强公证书法律效力,使公证文书更好的取信于社会,具有重要指导意义。同时,增加了公证事项,即:委托、声明、遗嘱等等,明确了公证机构是对上述行为进行公证,比以往的证明签字属实责任更重,不仅要求我们公证员对其主体资格进行详实的审查,还要考虑公证书用途。尤其是对于涉外公证,一定要着重考虑公证书用途,避免因格式变更给当事人带来诸多不便。在实践中,常见的就是第三十三式与三十五式的使用上存在分歧,根据新的定式公证书格式要求,成绩单、在职证明等应当采用第三十五式证明复印件与原件相符公证,但一些国家要求《在职证明》、《在读证明》使用三十三式证照类公证书格式来证明。加大公证员责任的就是在委托公证、声明公证、赠与公证、遗嘱公证等都在证词的尾部注明了当事人知悉其行为的法律意义和法律后果,并加注了符合的相关法律。这一点就要求我们公证员在办证过程中要做到无歧义的详尽告知。由此,笔者认为,当面对大量枯燥机械的公证业务时,必须更加重视对当事人资格和身份的审查,考量公证书的使用范围及办证规则、出证条件等等问题,不可麻痹大意。这就需要我们公证员要进一步提高自身素质,强化责任意识,时刻要保持清醒头脑,不断总结时间中的经验和做法,把形式审查和实质审查有机地结合起来,保证工作中不出现疏漏和假错证。
     要履职尽责,必须在提高能力素质、提高业务水平上下功夫。《2011年版公证书格式》下发后,笔者通过学习和交流,针对使用过程中出现的问题提出自己的建议方案:1、委托公证中对不动产无法实质审查产权时,采用第三十四式文书签名公证书格式。2、新的定式公证书格式中没有确定离婚公证证词,笔者认为证词应为::申请人基本情况、公证事项、正文:XX与XX于X年X月X日在X市X区登记离婚或判决离婚,具体地点以印鉴为准。婚姻状况公证格式中涉及地点的均以印鉴为准。3、定式公证书没有规定涉外双号公证中,译文相符的格式,译文相符应当与新的公证书格式相结合,证词采用:申请人基本情况、公证事项:译本与原本相符,正文:兹证明前面的(XX)X字第X号《公证书》的X文译本内容与该公证书中文原本相符。4、在结婚公证中,公证事项为已婚,因我国的婚姻登记制度很难查明初婚还是再婚,所以不注明是初婚或再婚,以保证公证的准确性。5、出生公证中除必须加父母公民身份号码的国家外,不能查实可以不填写。6、副本(影印本)与原本相符公证(第三十五式)中:笔者所在公证处一般采用的都是复印件,公证事项应当是复印件与原件相符,本人采用“出示,”除此之外采用“提交”。7、对于要求证明印鉴属实的证明类公证,可以采用证明副本与原本相符(第三十五式)方式公证。
     2011版定式公证书格式的修改侧重于增强公证公信力、证明力,这样势必加大公证人员的审查责任。除增强自身业务能力外,笔者认应当从两个方面加强权责机制。第一、出台相关公证机构审查制度,以确保公证人员在办理公证业务中能依法行使权利、承担责任。例如,公证机构对被继承人的银行存款进行查询,银行要求继承办理继承公证,却不认可公证机构出具的查询函,使当事人往返于之间,导致当事人对公证机构误解。公证机构去其他部门核实,不予配合的情况,均以公证处没有权利为由。第二、进一步加强公证机构的内部管理,形成体系管理,形成岗位负责制、首席接待制等重要办证程序,加强自检自查制度、档案保管等。公证机构在完善自身管理体系时,不仅仅应重视公证管处及协会的监督,更应当重视人民群众的监督作用。
 
 
 
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