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谈涉外公证的实战经验
  来源:业务二科  作者:孙鹏  发布时间:2013-10-21 9:41:48  

 

      一、适用格式第三十三式“证书(执照)公证书”出具公证书,“公证事项”一栏用被证明的证照或文件的通用名称表述,即:“机动车驾驶证”、“结婚证”、“毕业证”、“营业执照”、“护照”、“存款证明”等,不表述为“中华人民共和国机动车驾驶证”、“XX大学成绩单”、“XX银行存款证明”等。 也不能太简短   常用证照通用名称
(1)居民身份证
(2)居民户口簿
(3)护照
(4)结婚证
(5)离婚证
(6)判决书
(7)未婚证明书
(8)出生医学证明
(9)机动车驾驶证
(10)毕业证书
(11)学位证书
(12)执业资格证书(或职业资格证书)
(13)国际旅行健康检查证书
(14)营业执照
(15)税务登记证
(16)组织机构代码证
(17)许可证
(18)房屋所有权证
(19)机动车登记证书
(20)商标注册证
(21)发明专利证书
(22)实用新型专利证书
(23)计算机软件著作权登记证书
(24)大学英语考试成绩报告单 
     二、法人或非法人组织作为申请人的,应当在公证书“申请人”一栏中载明组织名称、登记注册地址。同时,应当另起一行,载明法定代表人或者负责人的姓名、性别、公民身份号码。        
     三、涉外公证书所载明的住址应当与户籍记载完全一致。申请人要求公证书载明的住址与户籍住址不一致的,除需要提供相应的证据外,还应当承诺如果因此导致公证书不被采信,后果自负。公证机构认为必要时,可以将申请人(或关系人)的户籍住址和现住地址均写入公证词。如:户籍所在地:XXX省XX市(县)XX路XX号。现住:XXXXXX。公证机构未核实申请人户籍住址与现住址是否一致时,公证词通常表述为“住址:XX市XX区XX路XX号”,不表述为“现住XX市XX区XX路XX号”。公证机构能够核实申请人户籍住址与现住址一致的,公证词也可以表述为“现住XX市XX区XX路XX号”。
     四、依据《公证程序规则》第三十七条规定证明非证照类文书时,也可以适用第三十三式“证书(执照)公证书格式”,但公证机构应当严格履行审查义务。
     五、依据《公证程序规则》第三十八条的规定证明文书的复印件与原件相符、译本内容与原本相符以及文书上的印鉴(签名、指印)属实的,不论被证明的文书属于证照类文书还是非证照类文书,均可以适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”或者第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书。
     六、适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”出具公证书,“公证事项”一栏表述为“签名”、“印鉴”或“盖章”(申请人亲临公证员面前盖章的,“公证事项”一栏表述为“盖章”;申请人未亲临公证员面前盖章的,“公证事项”一栏表述为“印鉴”)。
适用第三十五式出具公证书,“公证事项”一栏表述为“复印件与原件相符”。证明“复印件与原件相符”的同时,还证明“译本内容与原本相符”的,“公证事项”一栏只表述为“复印件与原本相符”。仅对“译本内容与原本相符”作出证明的,“公证事项”一栏表述为“译本与原本相符”。
适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”出具公证书时,如果证明文书上的签字属实,或者证明申请人亲临公证员面前盖章,应当严格依据该格式的内容出具公证。如果仅证明文书上的印鉴属实,
     1、 兹证明前面的XXXX《XXXX》的原件上的“XXXX”(单位全称或法定代表人姓名)的印鉴属实(包括法定代表人的签名章,下同)。
     2、 兹证明前面的XXXX《XXXX》的复印件上的“XXXX”(单位全称或法定代表人姓名)的印鉴属实。
     七、适用“有法律意义的文书类”定式公证书格式出具公证书时,对被证明文件的定语所作的表述,原则上应当适用格式中所规定的定语,但颁证时间、颁证机构不明或难以表述时,可以使用下列能够强调被证明文件的唯一性的词语作为公证词中被证明文件的定语:
1、XXXX(单位全称)颁发的;
2、XXXX(单位全称)发给XXX的;
3、XXXX(单位全称)于XXXX年X月X日出具的;
4、XXXX(单位全称)出具的;
5、XXX(申请人)出示给本公证员的;
6、XXX(申请人)的;
7、XXX(申请人)所持有的;
8、编号为XXXX号的;
9、XXX(申请人)所持有的编号为XXXX号的;
10、XXX(申请人)所持有的第XXXX号;
11、在XXXX登记备案的;
12、XXXX所保管的;
13、XXXX所存档的;
     出生公证书
     (一)本格式适用于证明自然人出生于我国境内的法律事实。
     1.办理出生公证,既可以适用第9式“出生公证书格式”出具,也可以适用第33式“证书(执照)公证书格式”;
     2.申请人或文书使用地要求以间接证明的方式出具出生公证书,而申请人没有出生证原件的,公证机构可以要求申请人提供原出生医院补发的出生证明或户籍部门出具的证明,并为其办理间接公证;
     3.非婚生子女可以载明“生父不详”。弃婴可以载明“生父母不详”、“出生地不详”或“生父母和出生地不详”;
     4.出生日期以居民身份证记载的日期为准,并精确到“日”。提供材料中有身份证号的证词中尽量加注当事人父母的身份证号码; 如果申请人不能提供有关其父母公民身份号码的充分证据,公证证词中可以不载明其父母的公民身份号码。
     5.出生地点精确到设区的市或县(不加区)。出生地点与现有地名不一致的,可以在括号内注明原地名;
     内蒙古:原来的 东胜市(县级)---鄂尔多斯市(地级)、海拉尔市(县级)---呼伦贝尔市(地级)、
     辽宁省:锦西市---葫芦岛市(地级)
     吉林省:浑江市---白山市(地级)、
     江苏省:淮阴市---淮安市(地级)。
  江西省:临川市(县级)---抚州市(地级)。
  广东省:梅县市(县级)---梅州市(地级)。
  海南省:通什市(县级)---五指山市(县级)。
  甘肃省:西峰市(县级)---庆阳市(地级)
     (二)关于办理境外出生的公证
     ⒈对于申请人在境外出生的,公证机构可以证国外出生证明的文本相符公证  也可以为申请人出具有关出生的声明书公证
     ⒉对于境外出生,已入我国户籍,又能提供充分证据的,可酌情处理。如在某些国家出现排华事件中回国定居的华侨。
     【境外关于出生公证的特殊要求】
    (1)德国:1996年后出生的须做出生医学证明公证(适用第三十三式);
    (2)荷兰:1996年3月1日之前出生的须办理出生公证, 1996年3月1日之后出生的须做出生医学证明公证;
       死亡公证书格式
     ⒈申请人的基本情况中必须注明与死者的关系。
     ⒉死亡人姓名应为死者死亡时的姓名。由于同名同姓的情况较多,为避免混淆应当在死亡人姓名后用括号注明死者生前的公民身份号码,以确定死亡人的唯一性。若死者没有公民身份号码或因死亡时间久远无法提供,也可只写死者的出生日期。死亡原因通常注明“因病死亡”、“因车祸死亡”等即可,不必注明具体的死因。
     ⒊外籍人士需注明国籍和证件号码。
     第十六式  学位公证书格式
     1.办理学历、学位公证,通常适用第33式“证书(执照)公证书格式”出具公证书,申请人或公证书使用地有特殊要求的,或者公证机构认为必要,也可以适用第15式“学历公证书格式”和16式“学位公证书格式”出具公证书。
     2.党校、非国民教育序列的学历(或毕业证、结业证)在确认真实性的前提下可以适用第35式“文本相符公证书格式”出具公证书, [4]也可以适用第17式之一“自然人经历公证书格式”出具学习经历公证书,但不宜适用第15式“学历公证书格式”或者第33式“证书(执照)公证书格式”出具学历公证书,并应当告知申请人该公证书在使用上可能遇到障碍。简单的说,国民教育系列包括:
1、通过高考考上的普通高等院校本专科
2、自考本专科
3、通过全国统考,考上的成 人教育本专科
其余的私立、民办等都不属于国民教育系列
    例如XX读的胜利中学 毕业证
    红头文件带文号的不公正
      3. 公证机构不宜适用第15式“学历公证书格式”或者第33式“证书(执照)公证书格式”为申请人获得的国外及港澳台学历出具公证书。在对学历认证真实的前提下,可以适用第35式“文本相符公证书格式” [5]出具公证书(此种情形下只能证明“复印件与原件相符”和“译本与原本相符”,不能证明“原件上的签名、印鉴属实”,并且应当告知申请人,外交部门对此类公证书可能不予认证)
     第二十式之一 无犯罪记录公证书格式
     本格式适用于直接证明在中国居住期间无犯罪记录的事实。
     1.公证结论一般表述为“无犯罪记录”,但申请人未达法定刑事责任年龄的,可以在证词中增加“未达到中华人民共和国刑法规定的刑事责任年龄”。兹证明XXX未达到中华人民共和国刑法规定的刑事责任年龄,至XXXX年X月X日在中华人民共和国居住期间无犯罪记录。
     2.申请人为外国人的,公证书载明的姓名应当与护照载明的姓名一致。
     第二十式之二 有犯罪记录公证书格式
     1.申请人申办刑满释放后无再犯罪公证的,“公证事项”一栏为“有犯罪记录”,公证词可以表述为: 兹证明×××于××××年×月×日 被××人民法院判处犯有××罪,并处以××××、××××(主刑与附加刑)。XXX自XXXX年X月X日上述刑罚执行完毕之日至××××年×月×日,在中华人民共和国居住期间无犯罪记录。
【境外关于无犯罪记录公证的特殊要求】
(1)阿根廷:未刑公证书有效期为3个月;
(2)奥地利:定居者申办的未刑公证书有效期为2个月;
(3)比利时:未刑公证书有效期为6个月;
(4)玻利维亚:未刑公证书有效期为3个月;
 (6)哈萨克斯坦:无犯罪记录公证书,应由当地公安部门出具当事人在当地未受刑事处分证明,公证处再证明。哈方不接受无犯罪记录的实体公证;
韩国 赵子峰主任上次讲过 实体和证复印件都可以
(7)荷兰:未刑公证书有效期为6个月;
(9)意大利:未刑公证书有效期为6个月;
(10)墨西哥:民事证书类公证须办理间接公证。
未婚公证书格式
     1.申请人未达到法定婚龄的,公证机构通常适用第21式之一“未婚公证书格式”为其出具“未婚公证书”,且公证书不再注明申请人“未达到法定结婚年龄”。公证词表述为:
兹证明XXX至公证书出具之日未曾在中华人民共和国民政部门登记结婚。
     2. 申请人达到法定婚龄的申办未婚公证,公证机构可以适用第34式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”为申请人出具未婚声明书公证。办理此类未婚声明书公证,申请人通常应当提交婚姻登记机关出具的未婚证明。
     第二十一式之二  未再婚公证书格式 
     办理(离婚或丧偶)未再婚公证,通常适用第33式“证书(执照)公证书格式”对离婚证(判决书、调解书)办理公证。申请人或公证书使用地有特殊要求的,或者公证机构认为必要,也可以选用下列格式出具公证书:
     1.适用第34式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”出具未再婚声明书公证;
     2.适用第21式之二“未再婚公证书格式”出具未再婚公证书。公证词应表述为:
     ……至XXXX年X月X日在中华人民共和国XX省XX市(县)XX民政部门无再次结婚登记的记录。
     【关于离婚公证书格式的废止】新的定式公证格式把有关婚姻公证的证明对象定位为“婚姻状况”,而“婚姻状况”仅包括二种情况:“未婚”和“已婚”。“结婚”和“离婚”只是一个节点,不是一个持续的状况,故第21式“婚姻状况公证书格式”没有把“结婚”和“离婚”作为公证的对象,即“结婚”和“离婚”不属于“婚姻状况公证”的内容。因此,新定式公证书格式中也就没有对“离婚”这个事实进行直接公证的格式。申请人如果申办离婚公证,只能适用第21式之二“(离婚或丧偶)未再婚公证书格式”或第21式之四“已婚(再婚)公证书格式”出具公证书,适用第21式之二“离婚或丧偶(未再婚)公证书格式”出具公证书,申请人通常除了需要提交离婚证之外,还需要提交未婚证明。如果申请人执意要求公证机构仅对其离婚的事实作出公证,不申请对其离婚后是否未婚(再婚)的事实作出公证,公证机构不宜采用直接证明的方式出具公证书,但可以适用33式“证书(执照)公证书格式”或者第35式“文本相符公证书格式”对其离婚证、离婚档案、离婚判决书、离婚调解书作间接证明。
     第二十一式之三  已婚(初婚)公证书格式 
     已婚事实,即对婚姻状况的认定,表述为已经“登记结婚”。要注意根据不同的情形作不同的描述,如1950年5月1日(婚姻法)施行前结婚的,证词应表述为“按照中国传统风俗习惯结婚”。
根据需要也可以选用下列格式出具公证书:
     1.适用第33式“证书(执照)公证书格式”对《结婚证》办理公证。
     2.适用第34式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”出具已婚声明书公证;
     第二十一式之四  已婚(再婚)公证书格式 
     1.适用于申请人申请对过去的数次结婚、离婚事实办理公证
     2.公证机构也可以适用第34式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”为申请人出具有关婚姻状况的声明书公证。
     【保护隐私】公证机构出具“未再婚公证书”或者“再婚公证书”无需载明前配偶的名字。因“婚姻状况公证”,是为了证明哪一个期间是已婚,哪一个期间是未婚,载明前配偶的名字容易涉嫌侵犯个人隐私。若申请人要求或公证书使用需要,在询问笔录中记录后,可载明前配偶姓名和离婚方式。以前公证都写与XXX离婚
【境外关于婚姻状况公证的特殊要求】
(1)阿根廷:未婚公证书有效期为3个月;
(2)奥地利:结婚公证书须为复印件与原件相符公证(适用第三十三式);
(3)比利时:结婚公证书须为复印件与原件相符公证(适用第三十三式);
(6)哈萨克斯坦:未婚公证书应由当地民政部门出具当事人在当地无婚姻登记记录证明,公证处证明其印章属实。哈方不接受未婚的实体公证及无配偶声明书的签字属实公证;
(7)荷兰:已婚的须办理结婚证公证;未婚的须办理由民政部门签发的婚姻状况证明公证;离婚的须办理法院的判决书公证或离婚证公证;
(8)捷克:结婚公证书须为非实体公证。若为实体公证,另需提供结婚证复印件;
 (9)意大利:结婚公证书适用第三十三式;证非实体
     第二十二式之一  亲属关系公证书格式
     1.办理亲属关系公证的一般格式,适用于公民因出国留学、旅游、探亲、工作、定居等确认亲属关系事实。
     2.公证书的证词部分通常不对申请人与关系人之间的亲属关系进行反向复述,即只说“张三是李四的儿子、张三是王五的继子”,不再反向表述“李四是张三的父亲,王五是张三的继母”。
     3.亲属关系称谓,应使用我国法律规定的统一称谓。
     4.申请人不能提供关系人身份证件及号码等相关证据的,应当载明关系人的出生日期。
公证机构不宜对“独生子女证”办理公证。
     五、关于有法律意义的文书类公证书格式
     第三十三式  证书(执照)公证书格式
     注意事项
     (1)本格式的出证条件适用《公证程序规则》第三十七条的规定,公证机构重点审查证照是否真实,是否依法颁发即可;   
    (2)本格式可以表述证书编号,不再表述发证单位的印鉴;
    (3)办理居民身份证复印件与原件相符公证,公证书应当在证词后另起一行注明用途:“本公证书仅限用于XX,用于其他事由无效。” 例如,“仅限用于申请签证”、“仅限用于申请移民”、“仅限用于开立银行账户”、“仅限用于诉讼”、“仅限用于参加考试”、“仅限用于购买不动产”等等。
     第三十四式  文书上的签名(印鉴)公证书格式
     1.签名(印鉴)公证事项是指公证机构根据当事人的申请,依照法定程序对有法律意义的文书上的签字、印鉴的真实性予以证明的活动。是依据《公证程序规则》第38条的规定制定的,从形式到实质都属于以间接证明方式出具公证书所适用的格式。
     2.公证词有以下几种表述方式:
     (1)兹证明XXX于XXXX年X月X日来到我处,在本公证员面前,在前面的《XXXX》(被证明文件的名称全称)上签名(或盖章、捺指印);
     (2)兹证明XXX于XXXX年X月X日来到我处,在本公证员面前,在前面的《XXXX》(被证明文件的名称全称)上签名(或盖章、捺指印)。前面的《XXXX》所附的XX文译本内容与XX文原本相符;
     (3)兹证明XXX于XXXX年X月X日来到我处,在本公证员面前确认,前面的《XXXX》(被证明文件的名称全称)上签名(印鉴)是其本人所为;
     (4)兹证明XXX于XXXX年X月X日来到我处,在本公证员面前确认,前面的《XXXX》(被证明文件的名称全称)上XXX印章或法定代表人(或负责人)签名属实。
以上被证明文件指原件。
     第三十五式  文本相符公证书格式
    2.适用范围:
(1)各类结业证书、培训证明;
(2)非权威机构颁发的获奖证书;
(3)公司章程、股东会(董事会)的决议或会议记录;
(4)法人的经历证明;
(5)仅需公证印鉴属实或文本相符的各类合同(应注明适用于诉讼等用途);
(6)没有名称(或题目)的文书;
(7)公证机构认为公信力较弱的其他专业文书;
(8)公证机构对文书的内容难以核实、难以完成审查的其他文书。
3.证词表述
(1)证明复印件与存档文本相符, 对于能够核实复印件与登记机构(或档案保管机构)存档的文本一致的,公证词可以表述为:兹证明前面的复印件与YYYY(档案保管机构全称)存档的《XXXX》的原件内容相符。
(2)对于失效的证照,当事人因特殊原因需要办理公证的,公证词可以表述为:兹证明前面复印件与XXX出示给本公证员的《XXXX》原件(已作废)相符。此出证方式适用于涉外公证。
⒋注意事项
(1)办理复印件与原件相符公证,装订在公证书前面的复印件应当确实与原件一致,复印件上不得有原件上没有的印鉴及文字(例如“归档章”)
【境外关于译本与原本相符的特殊要求】
(1)意大利:公证书需意文译文,且必须加盖指定翻译公司印章。公证词中不得出现“意大利文译文与中文原文相符”的字样;
(2)俄罗斯:公证书须附译文与原文相符公证,且公证词中须证明所证文件译文与原文相符”;
(3)哈萨克斯坦、土库曼斯坦、乌兹别克斯坦:公证书包含所证文件译文与原文相符公证及证词译文与证词相符公证;
(4)奥地利:需附译文与原文相符公证。并未明确要求“附所证文件译文与原文相符公证”;
(6)玻利维亚:申办该馆领事认证,除官方机构颁发的固定格式证明文件外,其他声明书、委托书及商业文书须签名,并在中文签名旁加注与护照相一致的拼音。
六、关于涉港澳台的公证
(一)发往港澳台地区使用的公证书和被证明文件中不得出现“中华民国” [9]、“民国XXXX年”的表述,也不能出现台湾的法律名称(如不能表述为“依据《台湾地区与大陆地区人民关系条例实行细则》……”,但可以表述为“依据台湾地区相关规定……”)。
(二)发往台湾地区使用的公证书通常需要载明申请人以及关系人的住址。申请人或关系人的住址在台湾的,表述为“中国台湾XX县XX市XX路XX号”,不表述为“台湾省XX县XX市XX路XX号”,即省略“省”字。
(三)台湾居民身份表述为:“台湾地区身份号码XXXXXXXXXX”;不得使用“台湾地区身分证号码”、“身分证号码”,也不能出现“中华民国国民身分证”或“国民身分证”字样。
(四)死亡公证,依据司法部(97)司公字019号文件 [10],发往台湾使用的死亡公证,在保留“申请人”和“公证事项”的同时,应当注明死者的出生日期和生前住所,即:
……兹证明XXX,男(或女),XXXX年X月X日出生,生前住XXX省XX市(或县)XX街(或村) [11],于XXXX年X月X日在XX省XX市(或县)因XX死亡。
(五)户籍注销公证,公证机构既可以选择适用第12式之三“户籍注销公证书格式”出具公证书,也可以选择适用第33式“证书(执照)公证书格式”。
申请人:XXX,男(女),XXX年X月X日出生,台湾地区身份号码:XXXXXXXXXX,现住中国台湾XX市XX街XX号。
公证事项:户籍注销
兹证明XX(申请人)与XXX年X月X日注销户籍。前往台湾地区定居,原户籍所在地XXX省XXX市。
1.公证词表述为“前往台湾地区定居”;
2.赴台湾地区定居,应提交台湾地区身份证或定居证明。赴港澳地区定居的,提交港澳地区定居证明。
(六)用于涉台(港澳)的无犯罪记录公证之正文表述:兹证明XXX(从XXX年X月 X日)至XXX年X月X日在中国大陆(内地)居住期间无犯罪记录。
七、境外公证特别提示
(1)阿根廷:公证书须有公证员亲笔签名;
(2)墨西哥:证照类公证书须适用第三十三式出证。

      未婚公证书通常不载明起始日;如果申请人有多次出入境记录的,也无需载明起始日;写明起始日的格式通常适用于为外国人办理来华居住期间的未婚公证;截止日期为婚姻登记部门出具未婚证明的日期。
      [8] 奥地利仅要求“需附译文与原文相符公证”,并未明确要求“附所证文件译文与原文相符公证”。因此发往奥地利的公证书虽然是“双号”,但前一个号码的公证书中并不需要载明被证明文件“译文内容与原文相符”的证明结论,当然,申请人要求增加或公证机构认为有必要载明该证明结论,也可以在公证书中载明该证明结论。发往美国、韩国使用的公证书也未明确要求“需证明所证文件译文与原文相符”,与奥地利相似。
     独联体国家必须加所证文件与原文相符 (独联体现在的成员国有: 俄罗斯联邦、白俄罗斯共和国、乌克兰、摩尔多瓦共和国、亚美尼亚共和国、阿塞拜疆共和国、塔吉克共和国、吉尔吉斯共和国、哈萨克斯坦共和国、乌兹别克共和国。)
  照片:
  泰国 未婚 粘贴照片
  哥伦比亚 无犯罪记录

 
 
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