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齐市鹤城公证处“四位一体”全力打造信息化建设平台
  来源:办公室  作者:赵玙  发布时间:2013-11-25 15:21:26  

 

     今年以来,我处始终把创新公证工作作为发展理念,以打造信息化平台建设为手段,推行高效、便民、利民的运行机制。在市局及各部门的大力支持下,硬件建设方面有了极大提高和改善。以“四位一体”纵深推动形式促进全处信息化工作向前发展。 
 
 
     一、增添智能监控,全方位开启监督模式。为了提高公证人员服务能力和水平,在五个窗口安装了11个高清数字摄像头,并附带全程录音储存功能,时时监督一线公证人员服务质量,同时也有效预防当事人的隐瞒、欺诈行为。另外在全处各方位还安装了21个数字高清摄像头,确保安全防范无死角。
 
 
     二、为软件系统升级改造,积极创造条件。公证业务集成软件系统的使用,使办证效率大幅度提升,同时也促进了办证程序规范化。长春诺特瑞公证软件公司在全国300多家公证处使用中不断地积累着经验。目前,全国公证行业正在使用的V3.0系统,不久将升级到V5.0系统。在这期间我处一直积极参与测试并为其总结经验,3年来共提出改进建议达106条,包括法律文书、询问笔录、文书排版设置等规范化建议,并与诺特瑞公司合作开发了多个系统功能,如《公证档案电子照排系统》与《互联网智能客户端公证审批程序》等。现在我处还是全省首家诺特瑞软件V5.0系统升级试点单位,使用后将会大大提高工作效率,主要表现在八个方面:一是各业务流程窗口支持全屏显示。随着桌面分辨率的调整而变化,所有窗口均做美化处理,以获得更好的视觉体验。特别是拟稿、询问笔录、法律文书窗口放大化,方便编辑;二是各业务流程窗口的任务列表增加当事人、公证编号,便于查找案卷。增加待完成案卷数,便于掌握未完任务量;三是灵活的自定义公证编号规则。根据不同公证类别,设定不同的公证处字号,设定公证书落款是否显示中华人民共和国。涉外民事/涉外经济支持不同的英文编号规则; 四是增加了手机短信通知功能。可以随时发送短信给当事人,告知相关事宜;五是增加公证文书辅助打印功能,可以解决因漏打文书而造成的流程退回问题;六是在归档/卷宗目录窗口, 增加“模板”按钮,可以灵活定制适合本处的卷宗目录,并优化了卷宗目录表格的显示;七是根据我处业务流程定制订卷窗口,可以规范案件流程状态,减少判断环节;八是可登记多个财产信息,还集成公民身份信息核查比对系统、中国高等教育学历证书查询,自定义个性化的卷宗封皮、签发稿方便快捷。审批、翻译、调档、统计等工作在电脑上一站式完成,大大提高了办公效率并降低了管理成本。
    三、研发指纹采集仪,防控公证责任风险。在日常办理公证过程中,时有个别当事人采用冒名顶替,欺诈公证处行为发生。为防止此类事件发生,我处与诺特瑞软件开发公司共同合作,研发指纹识别系统。经过半年来反复论证,现在诺特瑞公司已采纳我处建议,并正式推出了这套系统,我处将在全国公证行业率先使用,为公证人员防范风险起到了积极作用。
 
 
     四、安装智能排号机,创造和谐有序的服务氛围。为了提高服务质量,我处在服务大厅安装了叫号机。让当事人自行取号,改善了以往窗口接待杂乱无章,办理业务无序和当事人投诉的局面。
     通过以上采取的“四位一体”公证信息化建设,使我处各项工作都向前迈进了一大步,并取得了历史同期最好水平。今后我处将继续把改革创新,完善现代化设施建设、提高服务能力和质量当做一项重要工作来抓。不断完善服务功能和举措,为我市经济又好又快发展和构建和谐稳定的社会环境做出积极贡献。
 
 
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