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黑龙江省公证质量和公证公信力建设检查评定办法
  来源:黑龙江省公证网  作者:省公证协会  发布时间:2014-7-11 11:05:16  

 

各市公证协会:

根据中国公证协会《公证质量评价标准(试行)》的相关要求,按照《2014年全省公证工作要点》的安排,经厅领导同意,省公证协会拟于8月中下旬开始,在全省范围内开展公证质量和公证公信力建设检查活动。为使该项工作依法有序顺利进行,现将《黑龙江省公证质量和公证公信力建设检查评定办法》、《黑龙江省公证质量评价标准》和《黑龙江省公证机构公信力建设评价标准》发给你们,请各地认真贯彻实施,并在各公证处自检自查的基础上,认真落实好全省公证质量三级检查制度,做好全省公证质量和公证公信力建设检查的相关准备工作。

     此通知。

2014年6月27日

抄报:司法部律公司;中国公证协会;厅领导。

抄送:各市(行署)司法局,省农垦、森工总局、绥芬河市、抚远县司法局,国信公证处。

黑龙江省公证质量和公证公信力建设检查评定办法.doc

黑龙江省公证质量评价标准1.doc

黑龙江省公证机构公信力建设评价标准.doc

公证质量和公信力建设评价汇总表.doc


黑龙江省公证质量和公证
公信力建设检查评定办法
     第一条 为加强公证质量管理,规范公证质量评定标准,进一步加强公证公信力建设,根据《中华人民共和国公证法》、司法部《公证程序规则》和中国公证协会《公证质量评价标准(试行)》等相关规定,制定本办法。
     第二条 开展公证质量、公证公信力检查评价工作应当坚持依法、客观、公正的原则。
     第三条 公证质量评价包括受理公证申请,审查公证事项,审查、核实证明材料,制作询问笔录,制作、出具公证书等环节。主要通过查阅公证卷宗进行。公证卷宗应当体现下列要求:
(一)公证事项真实、合法;
(二)证明材料真实、合法、充分;
(三)适用法律正确,办证程序符合《公证法》、《公证程序规则》及有关办证规则的规定;
(四)公证书的内容、表述、格式符合规定;
(五)公证书送达、公证收费、立卷归档符合规定;
(六)符合法律、法规、规章规定的其它要求。
     第四条 公证公信力建设检查评价主要通过检查公证机构的各项内部管理制度是否健全,管理运行是否规范及执业监督机制的建立执行情况进行。公证公信力建设检查着重检查当前行业中存在的执业理念偏差,执业不规范,服务能力不足,公证机构内部管理不规范等主要问题,应当体现下列要求:
     一、内部管理制度完善:建立健全档案管理、水印纸管理、财务管理,公证质量管理等制度,办公设施完备,使用业务软件。
     二、执业监督机制公开:公证员名录,业务范围、程序、收费标准公式,投诉举报电话公示,公证机构、公证员年度考核备案、公告。
     第五条 公证卷宗质量、公证公信力建设评价分为四个等次,即优秀、合格、基本合格、不合格。
     第六条 公证卷宗质量、公证公信力建设评价采用百分制,按得分多少分为优秀、合格、基本合格、不合格等次:
(一)90分以上为优秀;
(二)80分以上不满90分为合格;
(三)60分以上不满80分为基本合格;
(四)不满60分为不合格。
     第七条 公证卷宗质量评价依照《黑龙江省公证质量评价标准》执行,公证公信力建设评定依照《黑龙江省公证机构公信力建设评价标准》执行。
     第八条 公证卷宗质量及公证公信力建设检查应当按下列程序进行:
     (一)检查活动由省司法厅、省公证协会组织实施,公证机构分为必检和抽检,必检是指原市级公证处、近两年来出现错假证、投诉事项未决及且社会影响较大和上一次检查不合格的公证机构。抽检公证机构由省协会随机抽取,比例为30%以上。
     (二)公证质量检查评价实行个案评分法。每件公证事项设定总分70分,检查时按照《黑龙江省公证质量评价标准》对个案存在的问题逐项扣分,所扣分值之和不超过该项总分。但办证程序或适用法律出现严重错误的,应当直接被认定为不合格。被检公证机构卷宗质量检查采取随机抽检方式,由检查组现场随机抽取公证处近两年(2012.5—2014.5)的公证业务卷宗,每个公证员不得少于5本。检查人员对质量认定存在疑议的,应提交检查组集体讨论后确定。
     (三)公证公信力建设检查评定总得分30分,按照《黑龙江省公证机构公信力建设评价标准》对所检项目逐项打分。如发现假证实行一票否决,公证公信力建设评价总分为零分。
      检查结束后,检查组可根据检查情况,经集体汇总研究后将检查情况分优点部分、缺点部分和业务指导意见反馈给受检单位,每个受检单位具体得分在每组全部检查结束后,由各检查组填写《黑龙江省公证质量和公证机构公信力建设评价汇总表》,并写出纸制检查报告,在检查结束一周内报省公证协会。报告内容包括:检查的基本情况;存在的主要质量和管理问题;错证、假证及其他不合格公证事项的统计情况;检查得分及评定结果,存在问题的成因及改进意见等。
     第九条 省公证协会根据各检查组检查情况进行综合分析汇总后,予以全省通报。检查中发现不合格的公证事项以及公信力建设方面存在严重问题的,省司法厅、省公证协会应向相关公证机构和公证员发出整改通知书。相关公证机构和公证员必须在整改通知书规定的时限内进行整改,并将整改情况上报。公证卷宗质量问题符合执业惩戒条件的,由司法行政机关或公证协会依法对公证机构或者公证员给予行政处罚或行业惩戒。
     第十条 各地应将年度公证卷宗质量检查及公信力建设检查结果记入公证机构、公证员执业档案,并作为公证机构、公证员执业年度备案、公式以及推荐评选优秀公证处、优秀公证员的依据。                     

 
     黑龙江省公证质量评价标准1
公证机构名称:        公证处           案卷评定得分:           
承办公证员:
公证书号
 
参与人员2:
公证事项
 
扣分事由
扣分事由
分值
扣分
一、案卷装订及归档
 
 
26、继承或涉及财产处分公证未区分共有财产26
30
 
1、遗失案卷3
70
 
27、监护人非因法定事由处分被监护人财产27
70
 
2、公证文书材料未在办结后3个月内归档4
2
 
28、应当2人共同办理的公证由1人办理28
70
 
3、案卷内留存公证书无钢印或其他印章
2
 
29、遗嘱处分不属于立遗嘱人个人的财产29
30
 
4、案卷封面目录填写不规范或错误5
2
 
30、应当照相录像录音而未照相录像录音30
10
 
5、卷内材料排序不符合要求6
2
 
31、被证明文书无签字印鉴或无效31
70
 
6、归档材料整理装订不规范7
2
 
32、现场监督、保全证据公证无现场工作记录32
10
 
7、案卷装订处无封签或封签不规范8
2
 
33、委托处分抵押的房屋无抵押权人书面同意33
10
 
8、涉外专用纸号码记载不详9
5
 
34、债权文书中无债务人接受强制执行承诺34
30
 
二、受理公证申请
 
 
35、强制执行效力公证债务人未约定核实方式35
5
 
9、无申请表或无申请人签名印鉴10
70
 
四、审查、核实证明材料
 
 
10、申请表项目填写不规范或使用错误11
10
 
36、案卷内证据不能相互印证形成证据链条36
30
 
11、代办应当事人亲自办理的事项12
70
 
37、未按办证规则或行业惯例履行核实37
10
 
12、公证事项不属于本执业区域13
10
 
38、核实方式、程序不符合规定38
5
 
13、无受理通知单回执或无签名14
5
 
39、专业机构鉴定、检验、翻译材料无印章39
10
 
14、无告知记录或书面告知无签名15
30
 
40、摘抄、复印资料无核对或无签名40
2
 
15、告知时间方式内容不符合规定16
10
 
五、制作询问笔录
 
 
16、公证费收取不符合规定17
10
 
41、无询问笔录、空白笔录或缺主体签名41
30
 
17、无相应资质公证员承办涉外公证18
10
 
42、询问笔录制作有瑕疵42
2
 
三、审查公证事项
 
 
43、询问笔录形式不规范43
2
 
18、无当事人、代理人身份证明19
10
 
六、制作、出具公证书
 
 
19、缺少所需的法人资格证明20
10
 
44、未履行审批程序44
70
 
20、缺少所需的财产权利证明21
70
 
45、自办自批45
30
 
21、代理人无代理权证明22
70
 
46、违规提前出证46
30
 
22、无、限民事行为能力人无代理人23
70
 
47、签发稿无公证员和审批人签发47
5
 
23、域外重要文书未公证认证24
10
 
48、公证书格式不规范48
5
 
24、证据复印件无核对签名或者盖章25
2
 
49、公证书制作不规范49
5
 
25、公证事项违法或违背社会公德
70
 
50、公证书发送有瑕疵50
5
 
扣分合计
 
 
51
 
 
检查人(签名):                                               201     年     月    日
 
 
黑龙江省公证质量评价标准说明
 
     1、每本案卷设分值70分。所查案卷中存在扣分事由的,按照本表“分值”一栏所列的分值扣分,即把所扣分数填入“扣分”栏。每本案卷检查完毕,将该案卷所扣的分数相加后填入扣分合计栏,然后用预设分数70分减去“扣分合计”,就是该案卷“评定得分”。扣分超过70分的,该案卷评定得分为0分,不倒扣分。
     2“参与人员”是指两名以上公证人员办理的公证事项,不在公证书上署名的人员。需将该人员姓名写入“参与人员“一栏。
     3、被检机构无法提供所抽查的案卷(包括音像证据),即视为遗失。
     4、“公证文书材料未在办结后3个月内归档”是指(1)违反《公证文书立卷归档办法》第18条的规定,被抽查的案卷的文书材料未在办结后三个月内整理装订归档;(2)违反《公证档案管理办法》第10条的规定,未在编号、登记后的档案封面的左上角盖上“归档章”。
      5、“案卷封面、目录填写不规范或错误”是指(1)卷皮上公证事项、公证申请人填写不全;(2)公证申请人与代理人混淆,将代理人填写成申请人;(3)法人或非法人组织申办公证的将法定代表人或其负责人填写为公证申请人;(4)相关日期填写错误、无流水号、交档案馆保管的案卷无全宗号、保管期限和卷内目录填写错误等。
     6、“卷内材料排序不符合要求”是指卷内材料未按《公证文书立卷归档办法》第10条及司法部律公司《关于公证案卷排列顺序的复函》〔(90)司公字31号〕的规定进行排列。
     7、“归档材料整理不规范”是指违反《公证文书立卷归档办法》的相关规定:(1)未补齐遗漏的证明材料;(2)不必归档的材料未去除;(3)破损的材料未修补、复制;(4)纸张过窄的未粘贴,纸张过大的未折叠;(5)字迹难以辨认或用油笔书写的未附抄件或复印件;(6)材料上的金属物未剔除;(7)公证书皮装订入卷(不包括作为证据使用的公证书);(8)归档材料页码错误或无页码;(9)音像等无法入卷证据保管记载不明;(10)合订卷宗。
     8、“案卷装订处无封签或封签不规范”是指违反《公证文书立卷归档办法》第17条的规定,未在公证案卷装订的活结处贴上公证处封签,并在骑缝线上加盖立卷人的名章。骑缝线上应只加盖立卷人名章。加盖公证处公章,或既加盖公证处公章又加盖立卷人名章的,均属于封签不规范。
     9、“涉外专用纸号码记载不详”是指未在公证案卷中注明水印纸的使用数量及编号备查。案卷中记载涉外专用纸使用数量及编号可采用下列方式:(1)将使用的涉外专用纸的复印件存卷;(2)在案卷留存公证书页、备注页标注涉外专用纸完整编号;(3)另纸记载。
     10、“无申请表或无申请人签名或印鉴”是指违反《公证法》第2条和《公证程序规则》第17条的规定,案卷内无申请办理公证的自然人、法人或者其他组织填写的公证申请表,或公证申请表上无申请人签名或捺指印、盖章。公证机构办理公证事项源于当事人的申请,不管是法定公证事项还是自愿公证事项,公证程序均依申请启动。无申请表或无申请人签名或捺指印、盖章视为当事人未申请公证。
     11、“申请表项目填写不规范”是指违反《公证程序规则》第17条的规定,遗漏(1)申请人及其代理人的基本情况;(2)申请公证的事项及公证书的用途;(3)申请公证的文书的名称;(4)提交证明材料的名称、份数及有关证人的姓名、住址、联系方式;(5)申请公证的日期等。
“申请表使用错误”是指申请表使用混淆,如国内公证使用涉外公证申请表或民事公证使用经济公证申请表等。
     12、“代办应当事人亲自办理的事项”是指违反《公证程序规则》第11条的规定,应当由当事人亲自办理的公证事项(遗嘱、遗赠抚养协议、赠与、认领亲子、收养关系、解除收养关系、生存状况、委托、声明、保证及其他与自然人人身有密切关系的公证事项),不是由其本人亲自办理。
     13、“公证事项不属于本执业区域”是指(1)违反《公证程序规则》第13条和《公证机构执业管理办法》第29条的规定,未在省、自治区、直辖市司法行政机关核定的执业区域内受理公证业务;(2)违反《公证法》第25条和《公证程序规则》第14条的规定,除委托、声明、赠与、遗嘱等涉及不动产的公证事项外,其他涉及不动产的公证事项,不是由不动产所在地的公证机构受理。
     14、“无受理通知单回执或无签名”是指违反《公证程序规则》第20条的规定,案卷内无向申请人发送的受理通知单的回执,或受理通知单回执上无申请人或其代理人的签名。
     15、“无告知记录”是指违反《公证法》第27条第2款和《公证程序规则》第21条的规定,公证机构受理公证申请后,未以告知书或者询问笔录以及申请表、受理通知单、发送公证书回执等书面方式,告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果,未告知其在办理公证过程中享有的权利、承担的义务。
     16、“告知时间方式和内容不符规定”是指(1)书面告知内容未载明告知的时间、地点;(2)书面告知未采用告知书或者询问笔录以及申请表、受理通知单、发送公证书回执等方式;(3)对阅读有困难的当事人,采用口头告知方式告知未载入书面记录(4)告知内容遗漏当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果;当事人在办理公证过程中享有的权利、承担的义务;办证规则规定的其他应当告知的内容。如A、遗嘱公证未告知撤销程序;B、遗赠抚养协议公证未告知受遗赠人应当在知道受遗赠后两个月内做出接受或者放弃受遗赠的表示;C、未告知出具执行证书的期限和不予出具执行证书的情形;D、未成年人更名改姓声明公证未告知其需征得未成年人父或母另一方的同意等。
17、“公证费收取不符合规定”是指违反《公证法》第34条、《公证程序规则》第22条和《公证服务收费标准》的规定,存在超标准收费、自立名目收费或不符合减免条件、不符合减免程序擅自降低标准收费的情形。包括:(1)案卷内无收费票据的;(2)案卷内留存收费票据显示收费超标准的;(3)减免收费无审批的。
     18、“无相应资质公证员承办涉外公证”是指无涉外公证资格的公证员办理涉外公证业务。
     19、“缺少当事人或代理人身份证明”是指缺少当事人(自然人)或代理人的居民身份证明,不能认定当事人或代理人的身份的情形。
     20、“缺少所需的法人资格证明”包括缺少企业法人营业执照、事业单位的事业法人证书、机关法人的机构代码证及非法人组织的注册(登记)证书等。批量卷宗中如已标清相关法人、组织的资格证明存放于哪本卷宗内,不属于缺少材料,不予扣分;未标明的,视为缺少材料,按规定扣分。
     21、“缺少所需财产权属证明”是指公证事项所涉及的财产无权属证明,难以证实财产处置人对财产享有处置权。同时包括处置的财产权属不清情况,如在继承、出售、赠与等公证事项中,未审查被继承人或财产处置人的婚姻状况,尤其是离婚几年的人,只提供了离婚证明,未提供是否再婚的证明,无法确认继承或处置的财产是否有其他共有人。
     22、“代理人无代理权证明”是指案卷中无委托权限证明。通常涉外、国内一般较简单的事实、文书类公证通过口头委托行使即可代办,但涉及继承、财产权益处分、人身关系变更、经营活动等重要公证事项应当有书面委托书附卷,法律法规或相关细则、指导意见要求委托书公证的,从其规定。
     23、“无、限民事行为能力人无代理人”是指无民事行为能力人、限制民事行为能力人申办公证,没有代理人代理的情形。
     24、“域外重要文书未公证认证”是指域外发往国内使用的委托书、声明书、注册登记证书、资格证明等重要文书未经过当地公证机构公证和我国驻外使领馆认证。在我国使领馆办理公证的除外。
     25、“证据材料复印件无核对签名或者盖章”是指申请人申请办理公证时提交的身份等证明材料的原件不易入卷的,其复印件未经公证员核对签名或者盖章,未注明核对时间及复印件与原件相符。
     26、“继承或涉及财产处分公证未区分共有财产”是指继承公证或其他涉及财产处分公证未对共有财产进行析产,把共有财产作为被继承人个人遗产或个人财产处理。
     27、“监护人非因法定事由处分被监护人财产”是指监护人违反《民法通则》第18条第1款的规定,非为被监护人的利益,处理被监护人的财产。包括:(1)监护人代表被监护人放弃继承权或放弃其他权利;(2)监护人无法定事由用被监护人的财产设定担保等。
     28、“应当2人共同办理的公证由1人办理”是指违反程序规则的规定,1人办理应当由2人共同办理的公证事项。如:(1)违反《公证程序规则》第53条的规定,1人办理遗嘱公证,或特殊情况只能由一名公证员办理时,无见证人在场并由见证人在询问笔录上签名或者盖章;(2)违反《公证程序规则》第54条的规定,1人外出办理保全证据公证。
     29、“遗嘱处分不属于立遗嘱人个人的财产”是指立遗嘱人以遗嘱的方式处分了不属于立遗嘱人个人的财产,比如处分抚恤金、丧葬费等。该扣分项有两种情形:(1)遗嘱处分的财产全部不属于立遗嘱人个人的,属无效遗嘱,扣70分;(2)遗嘱处分的财产部分不属于立遗嘱人个人的,属部分无效遗嘱,扣30分。
     30、“应当照相录像录音而未照相录像录音”是指违反《遗嘱公证细则》第16条的规定,公证人员发现有下列情形之一的,公证人员在与遗嘱人谈话时未进行照相、录像或者录音:(1)遗嘱人年老体弱;(2)遗嘱人为危重伤病人;(3)遗嘱人为聋、哑、盲人;(4)遗嘱人为间歇性精神病患者、弱智者。同时,根据《办理保全证据公证的指导意见》等相关办证规则,办理现场监督类公证、保全证据类公证均需对现场和保全的物证、书证和视听资料等照相录像或者录音。
     31、“被证明文书无签字印鉴或无效”是指合同、遗嘱等被证明文书缺少当事人的签字,或者签字人无权签字。
     32“现场监督、保全证据公证无现场记录”是指违反相关办证规则的规定,在办理现场监督公证或保全证据公证时,没有制作现场(工作)记录。如《办理保全证据公证的指导意见》第13-15条规定,办理保全送达文书的公证、办理保全侵权物证的公证、办理清点物品的公证应当做好现场记录。
     33“委托处分抵押的房屋无抵押权人书面同意”是指办理委托书公证违反《物权法》第191条第2款的规定,抵押期间,未经抵押权人同意,抵押人授权代理人转让抵押财产。受让人代为清偿债务消灭抵押权的除外。
     34、“债权文书中无债务人接受强制执行承诺”是指违反《最高人民法院、司法部关于公证机关赋予强制执行效力的债权文书执行有关问题的联合通知》第1条第3款和《公证程序规则》第39条第3款的规定,赋予强制执行效力的债权文书中未载明债务人不履行义务或不完全履行义务时,债务人愿意接受依法强制执行的承诺。仅记载在笔录中的执行承诺不能作为出具强制执行公证书的依据。
     35、“强制执行效力公证债务人未约定核实方式”是指违反《办理具有强制执行效力债权文书公证及出具执行证书的指导意见》第9条的规定,公证机构未指导当事人就出具执行证书过程中双方当事人的举证责任和对债务人(包括担保人)不履行或者不适当履行债务的核实方式做出约定。债务人(包括担保人)可以约定采用“公证处信函核实”或者“公证处电话(传真)核实”等核实方式。该约定可以记载在债权文书或者其附件(包括补充条款、承诺书)中。
    36、“案卷内证据不能相互印证形成证据链条”是指公证员对于(1)社区居委会、村民委员会出具的证明材料;(2)党政机关、事业单位、国有企业以外的法人或者其他组织出具的证明材料;(3)当事人、公证事项的利害关系人的陈述和有关证人的证言等辅助材料,未收集两件以上且证明材料之间不能相互印证。
     37、“未按办证规则或行业惯例履行核实”是指违反《公证法》第29条、《公证程序规则》第26条的规定,公证机构在审查中,对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料,未按照有关办证规则的规定进行核实,或者未委托异地公证机构代为核实。如办理遗嘱继承、出具执行证书均需履行核实程序等。按照行业惯例,对下列证明材料有疑义的应当进行核实:(1)人民法院的生效判决书、裁定书、调解书;(2)仲裁委员会的裁决书、调解书;(3)异地公证机构出具的公证书;(4)党政机关、事业单位、国有企业人事(组织、政工、劳资)部门出具的证明材料;(5)户籍、婚姻、房地产等登记机关及档案管理机构出具的证明材料;(6)有法定资质的专业鉴定机构出具的证明材料;(7)通过政府部门官方网站查询的证明材料。
     38、“核实方式、程序不符合规定”是指违反《公证程序规则》第27-33条的规定,(1)一人外出核实(核实、收集书证的除外)。特殊情况只有一人外出核实的,无见证人在场。(2)公证机构核实公证事项的有关情况以及证明材料,未采取下列方式:A、通过询问当事人、公证事项的利害关系人核实;B、通过询问证人核实;C、向有关单位或者个人了解相关情况或者核实、收集相关书证、物证、视听资料等证明材料;D、通过现场勘验核实;E、委托专业机构或者专业人员鉴定、检验检测、翻译;F、委托异地公证机构核实。
     39、“专业机构的鉴定、检验、翻译材料无印章”是指违反《公证程序规则第32条的规定,委托专业机构或者专业人员对申请公证的文书或者公证事项的证明材料进行鉴定、检验检测、翻译的,鉴定意见、检验检测结论、翻译材料,无相关专业机构及承办鉴定、检验检测、翻译人员盖章和签名。
     40、“摘抄、复印资料无核对或签名”是指违反《公证程序规则》第30条的规定,在向当事人、公证事项的利害关系人、证人或者有关单位、个人核实或者收集有关公证事项的证明材料时,摘抄、复印(复制)的材料或者物证照片及文字描述记载未由资料、原件、物证所有人或者档案保管人对摘抄、复印(复制)的材料或者物证照片及文字描述记载核对后签名或者盖章。有关单位档案管理人员拒绝在摘抄、复印的材料上签名或盖章时,由两名核实人员签名确认的,不予扣分。
     41、“空白笔录”是指案卷内留存的询问笔录只有被询问人的签名,无询问内容记录。“缺主体签名”是指笔录(包括告知书)结尾处缺少被询问人的签名。
     42、“询问笔录制作有瑕疵”是指询问笔录记录的谈话内容存在下列问题:(1)未使用法言法语;(2)答非所问;(3)遗漏重要谈话内容,如告知事项;(4)笔录内容过于简单,针对性不强。
     43、“询问笔录形式不规范”是指:(1)合写笔录;(2)被询问人没有逐页签名;(3)最后一页的签名没有紧靠笔录内容的最后一行或空白行未划销;(4)笔录的首部没有写明被询问人的基本情况、询问的时间和地点、询问人和记录人的姓名;(5)询问人、记录人无亲笔签名或记录人代替询问人签名。微机生成的笔录,询问人、记录人也应当在笔录打印的名字处亲笔签名;(6)笔录中的修改处没有被询问人盖章或者捺指印认可。
     44、下列情形视为未履行审批程序:(1)非执业公证员签发的公证书;(2)公证审批表上无审批人签字,主办公证员除外。
     45、“自办自批”是指公证机构的负责人或者被指定负责审批的公证员审批自己承办的公证事项。
     46、“违规提前出证”是指公证书的出具日期早于受理登记簿(或编号登记簿)记载的受案日期,或早于证据材料记载的日期以及早于签发日期。
     47、“公证书签发稿无公证员审批人签名”是指公证员、审批人没有在公证书签发稿上亲笔签名。公证软件自动生成公证员和审批人姓名的,公证员、审批人仍应当在公证书签发稿的空白处亲笔签名。
     48、“公证书格式不规范”是指(1)未按规定使用要素式格式;(2)定式公证书格式使用错误。
     49、“公证书制作不规范”是指:(1)公证书分类、编号不规范;(2)公证书文字表述存在法律或者逻辑上的错误;(3)公证书有错别字或者多字、漏字;(4)公证书挖补、涂改或用笔填写;(5)公证书及译文人名等主要内容错误;(6)相关公证书缺少照片或用复印照片;(7)公证书引用法律、法规、规章不准确。
     50、“公证书发送有瑕疵”是指(1)无送达回执或送达回执上无当事人或代领人的签名;(2)送达回执上的项目填写不全;(3)代领人未经授权。
     51、“特别说明”是指对本表未列明的案卷瑕疵,检查人员认为应当扣分的,可以将扣分事由和所扣分数填入“特别说明”栏,扣分幅度为1-5分;如有特别应值得肯定、推广的质量监控做法,可予以加分,加分幅度为1-5分。但加分后超过70分的按70分计。单项扣70分的案卷应当在“特别说明”一栏中做出说明。“特别说明”栏地方不够用,可加附页。
黑龙江省公证机构公信力建设评价标准

得分事由
分值
得分
得分事由
分值
得分
一、       内部管理
 
 
13、规章管理制度健全11
1
 
(一)档案管理
 
 
14、公证处定期进行质量自检自查12
1
 
1、有专用档案室2
1
 
15、公章、钢印管理严格13
1
 
2、有受案登记簿且填写规范完整3
1
 
16、案卷质量评定60分以上
1
 
3、有档案借阅登记簿4
1
 
(五)办公设施
 
 
4、无档案丢失、篡改等现象
2
 
17、公证员人手一台微机
1
 
5、密卷按规定管理5
1
 
18、拥有复印机、照相机14
1
 
(二)水印纸管理
 
 
19、拥有身份证识别仪
1
 
6、水印纸专人专柜管理6
1
 
20、使用公证业务软件
1
 
7、有水印纸使用登记簿
1
 
二、执业监督
 
 
8、作废水印纸有回收登记
1
 
21、公证员名录公开
1
 
(三)财务管理
 
 
22、业务范围、程序、收费标准公示
1
 
9、公证处财务独立7
2
 
23、投诉举报电话公示
1
 
10、实行主任负责制8
1
 
24、公证人员着装上岗
1
 
11收支符合规定9
1
 
25、进行年度考核有考核档案15
1
 
12、留存执业赔偿金实行专项管理10
1
 
26、全年无有效投诉和错证16
2
 
(四)质量管理
 
 
27、撤销公证书及时报协会备案17
1
 
 
 
18
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
公证机构:           公证处           公信力建设评定得分1      
 
 
检查人(签名):                               、                        
                   
 
 201   年   月    日
 
 
黑龙江省公证机构公信力建设评价标准说明
 
     1、“公信力建设评价得分”项目总分值设定为30分。所查事项中存在得分事由的,检查人员应当按照本表“分值”一栏所列的分值把所得分数填入“得分”栏。每个处检查完毕,将所得的分数相加之后填入“评定得分”栏,即为该处公信力建设评定得分。
     2、“有专用档案室”是指公证机构有专门存放公证文书档案的办公用房。与司法局合用及在其他办公房间摆放档案柜均不属于“有专用档案室”。
     3、“有受案登记簿且填写规范完整”是指公证机构有受理案件登记簿,并将登记簿上所列项目填写完整。虽有受案登记簿,但填写不完整或填写明显错误与案卷内容对应不上的,该项不得分。
     4、“档案借阅登记簿”是指公证机构应当设立公证档案借阅登记簿,并有借阅记载登记。
     5、“密卷按规定管理”是指符合《公证文书立卷归档办法》第18条关于“涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷,在归档时应在档案右上角加盖“密卷章”以及《公证档案管理办法》第17条关于“凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案,以及当事人要求保密的公证档案,一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的,须经当事人同意后,由公证处报同级司法行政机关批准”的规定。密卷没有加盖密卷章单独保管的,或者未经批准擅自借阅的,此项不得分。
     6、“水印纸专人专柜管理”是指公证机构将水印纸放入专柜,由专人进行管理。将水印纸放在金柜内保管的视为专柜管理。
     7、“公证处财务独立”是指公证处具有独立的经济自主权,独立开设银行账户,办理各项收支结算业务。
     8、“实行主任负责制”是指公证处主任是公证处的实际上的第一责任人,全面负责公证处工作,具有决策权、人事权、财务权。
     9、“收支符合规定”是指没有违反我省公证收费标准收取公证服务费现象,公证处经费支出符合相关财务管理制度。此项得分依据公证机构上报的财务审计报告和检查人员现场查看公证机构会计账簿。
     10、“留存执业赔偿金实行专项管理”是指公证机构按规定的比例提取的,由公证机构留存的执业赔偿金,设立专用基金会计科目或设立专户进行专项管理。
     11、“规章管理制度健全”是指公证处应建立健全业务、公证档案、财务、资产等管理制度。管理制度缺一半及以上的,此项不得分。
     12、“公证处定期进行质量自检自查”是指公证处定期开展了自检自查,并有能证实进行过自检自查的原始记录,如自查案件登记表、自查报告等,无记录的不得分。
     13、“公章、钢印管理严格”是指公证处对印鉴的保管和使用有严格的管理制度,不存在印鉴随意摆放、随意卡章现象。
     14、“拥有复印机”是指公证机构拥有办理公证业务所需的复印器材。与其他部门合用的视为“拥有”。
     15、“进行年度考核有考核档案”是指公证机构、公证员按要求进行年度考核,并建立了考核档案。
     16、“有效投诉”是指投诉的事项属于公证质量纠纷,且投诉程序、期限符合规定,应予受理并经复查后确属公证书错误的投诉。有有效投诉的不得分。
     17、“撤销公证书及时报协会备案”是指符合《公证程序规则》第63条的规定,既:公证机构撤销公证书的,应当报地方公证协会备案。
     18、“特别说明”是指如有值得肯定、推广的公信力建设做法,可予以加分,加分幅度为1-2分。但得分已达到30分或加分后超过30分的,不在加分,按30分计。
 
 
 
公证质量和公信力建设评价汇总表
 
              司法局                              综合得分1           

 
 
 
 
 
公证机构名称
查卷总数
案卷分数2
公信力建设分数3
评定分数4
             公证处
 
 
 
 
         公证处
 
 
 
 
公证处
 
 
 
 
公证处
 
 
 
 
公证处
 
 
 
 
公证处
 
 
 
 
公证处
 
 
 
 
公证处
 
 
 
 
         公证处
 
 
 
 
公证处
 
 
 
 
综合得分(平均)5
 
 
 
 
 
 
 
 
6
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
检查人(签名):                               、                     
 
   受检公管科(处)长(签字):                              201    年    月    日
 
公证质量和公信力建设评价汇总表说明
 
1、“综合得分”是指各受检公证机构评定分数之和的平均值。
2、“案卷分数”是指受检公证机构所抽查的案卷的平均得分(将各卷得分之和除查卷数)即为该公证机构的“案卷质量评定分数”。
3、“公信力建设分数”是指表2中的“公信力建设评价分数”。
4、“评定分数” 是指各受检公证处检查总得分,即案卷分数与公信力建设分数之和。
5、“综合得分(平均) ”是指 “案卷分数”、“公信力建设分数”、“评价分数”采取取各受检公证处得分之和平均值的方法计算。
6、“特别说明”,在此总体概括该地(市)公证处质量情况,优缺点要准确全面。
 
 
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